Event Management

Organizacja i Obsługa
Konferencji

Kompleksowa organizacja konferencji i wydarzeń biznesowych od A do Z. Zapewniamy pełną obsługę techniczną, logistyczną i kreatywną, dzięki której Twoje wydarzenie będzie niezapomniane.

Technika AV
Rejestracja uczestników
Streaming
Catering
📶

Kompleksowa Organizacja Konferencji i Eventów

Od pierwszego spotkania planistycznego do ostatniego uczestnika opuszczającego salę - jesteśmy z Tobą na każdym etapie. Jeden partner, pełna odpowiedzialność, zero stresu.

Planowanie i koordynacja
Technika AV i streaming
Rejestracja uczestników
Scenografia i branding
500+ konferencji
50k+ uczestników
15+ lat doświadczenia
98% zadowolonych klientów

Co Oferujemy

Kompleksowe usługi dla Twojej konferencji

Technika AV i Multimedia

Profesjonalne nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, ekrany LED, projektory i systemy prezentacyjne. Realizacja wizji i reżyseria wydarzeń.

  • Systemy nagłośnieniowe Line Array
  • Oświetlenie sceniczne i architekturalne
  • Ekrany LED i projektory
  • Realizacja kamerowa i streaming

Rejestracja Uczestników

Systemy online i on-site, druk identyfikatorów, kontrola dostępu i zarządzanie listami.

Streaming i Transmisje

Transmisje live, webinary hybrydowe, nagrywanie i archiwizacja sesji.

Tłumaczenia Symultaniczne

Kabiny tłumaczeniowe, tłumaczenia symultaniczne, migowe i konsekutywne.

Systemy Interakcji

Głosowania, Q&A, ankiety live, aplikacje eventowe i networking.

Scenografia i Branding

Projekt scenografii, branding przestrzeni, materiały promocyjne i identyfikacja.

Catering i Hospitality

Przerwy kawowe, lunche, gala dinnery i obsługa VIP.

Rodzaje Konferencji

Organizujemy wydarzenia każdego typu i skali

Business

Konferencje Biznesowe

Spotkania zarządu, prezentacje produktów, konferencje prasowe, spotkania z inwestorami i partnerami.

Science

Konferencje Naukowe

Sympozja, kongresy, zjazdy branżowe, sesje posterowe, prezentacje badawcze i panele dyskusyjne.

Institutional

Konferencje Instytucjonalne

Wydarzenia rządowe, samorządowe, unijne, konferencje ministerialne i organizacji międzynarodowych.

Hybrid

Konferencje Hybrydowe

Wydarzenia łączące uczestników stacjonarnych i online z pełną interakcją, streamingiem i networkingiem.

Proces Organizacji

Sprawdzony model współpracy krok po kroku

01

Konsultacja i Brief

Poznajemy Twoje cele, budżet i oczekiwania. Wspólnie ustalamy zakres współpracy i kluczowe wymagania wydarzenia.

02

Koncepcja i Planowanie

Tworzymy szczegółowy scenariusz, dobieramy lokalizację, planujemy technikę i harmonogram całego wydarzenia.

03

Produkcja i Przygotowanie

Koordynujemy wszystkich dostawców, przygotowujemy materiały, konfigurujemy systemy rejestracji i technikę.

04

Realizacja Wydarzenia

Profesjonalna obsługa w dniu konferencji - montaż, nadzór techniczny, koordynacja programu i rozwiązywanie problemów na bieżąco.

05

Podsumowanie i Raport

Przygotowujemy szczegółowy raport z wydarzenia, statystyki, feedback uczestników i rekomendacje na przyszłość.

Dlaczego My?

To, co nas wyróżnia

01

Jeden Partner - Pełna Odpowiedzialność

Technika, rejestracja, catering, scenografia - jeden wykonawca, jeden kontakt, zero stresu.

02

Własne Zaplecze Techniczne

Profesjonalny sprzęt AV, ekrany LED, systemy konferencyjne - wszystko z naszego magazynu.

03

Doświadczony Zespół

Koordynatorzy, realizatorzy, technicy - profesjonaliści z wieloletnim doświadczeniem eventowym.

04

Wsparcie w Czasie Rzeczywistym

Nasz zespół techniczny na miejscu przez cały czas trwania wydarzenia - reagujemy natychmiast.

Często Zadawane Pytania

Odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące organizacji konferencji

Jaka jest różnica między obsługą full-service a częściową organizacją konferencji?

Full-service oznacza kompleksową obsługę od A do Z - zajmujemy się wszystkim: planowaniem, lokalizacją, techniką AV, rejestracją, cateringiem, scenografią i koordynacją w dniu wydarzenia. Klient otrzymuje jednego opiekuna projektu i nie musi martwić się żadnymi szczegółami.

Obsługa częściowa to wsparcie w wybranych obszarach, np. tylko technika AV, tylko rejestracja uczestników lub tylko streaming. Wybierasz konkretne usługi, których potrzebujesz, a resztą zajmujesz się samodzielnie lub z innymi dostawcami.

Czym są konferencje hybrydowe i jak wygląda ich organizacja?

Konferencja hybrydowa łączy uczestników stacjonarnych i online w jednym wydarzeniu. Organizacja wymaga:
  • Profesjonalnego studia streamingowego lub realizacji wielokamerowej
  • Platformy do transmisji z interakcją (Q&A, czat, ankiety)
  • Systemu rejestracji dla obu grup uczestników
  • Koordynacji programu uwzględniającej obie formy uczestnictwa
Zapewniamy pełną integrację - uczestnicy online mogą zadawać pytania, głosować i networkować tak samo jak obecni na miejscu.

Czy pomagacie w znalezieniu odpowiedniej lokalizacji na konferencję?

Tak, venue sourcing to jedna z naszych kluczowych usług. Na podstawie Twoich wymagań (liczba uczestników, lokalizacja, budżet, potrzeby techniczne) przygotowujemy propozycje lokalizacji, negocjujemy warunki i organizujemy site visit. Współpracujemy z hotelami konferencyjnymi, centrami kongresowymi, obiektami eventowymi i nietypowymi przestrzeniami w całej Polsce i za granicą.

Jakie systemy rejestracji uczestników oferujecie?

Oferujemy kompleksowe rozwiązania rejestracyjne:
  • Rejestracja online - dedykowana strona z formularzem, płatnościami i potwierdzeniami
  • System check-in - szybka weryfikacja QR/NFC przy wejściu
  • Druk identyfikatorów - na miejscu lub wcześniej przygotowane
  • Kontrola dostępu - zarządzanie strefami VIP, warsztatami, sesjami
  • Raportowanie - statystyki uczestnictwa w czasie rzeczywistym

Jak wygląda koordynacja cateringu podczas konferencji?

Koordynujemy catering w pełnym zakresie - od przerw kawowych po gale dinnerowe. Współpracujemy z zaufanymi dostawcami lub cateringiem wybranym przez klienta/lokalizację. Zajmujemy się:
  • Planowaniem menu z uwzględnieniem diet specjalnych
  • Harmonogramem serwisu dopasowanym do programu
  • Aranżacją stref cateringowych i networking
  • Obsługą kelnerską i hospitality
Dbamy o to, by przerwy były płynne, a uczestnicy mieli komfort i czas na networking.

Od czego zależy cena organizacji konferencji?

Wycena konferencji zależy od wielu czynników:
  • Skala wydarzenia - liczba uczestników, dni trwania, równoległe sesje
  • Wymagania techniczne - AV, streaming, ekrany LED, tłumaczenia
  • Lokalizacja - wynajem obiektu, koszty transportu sprzętu
  • Zakres usług - full-service vs wybrane elementy
  • Elementy dodatkowe - scenografia, catering, aplikacja eventowa
Po poznaniu Twoich potrzeb przygotowujemy szczegółową wycenę z opcjami do wyboru. Zawsze transparentnie przedstawiamy wszystkie koszty.

Planujesz Konferencję?

Skontaktuj się z nami - zaplanujemy i zrealizujemy wydarzenie, które osiągnie Twoje cele biznesowe.

Zapytaj o wycenę